Die Kunst freundlich abzusagen

Es ist nicht immer leicht freundlich zu bleiben. Manche Kooperationsanfragen schreien förmlich nach einer klaren Ansage. ABER es lohnt sich Contenance zu wahren. Wie ihr das am besten hinbekommt, möchte ich Euch jetzt erklären.

Zunächst versuche ich tatsächlich jede Mail und Anfrage zu beantworten. Das ist zwar unglaublich viel Arbeit, aber ich habe dadurch schon so viele nette berufliche Kontakte dazugewonnen, dass ich diese Angewohnheit nur jedem weiterempfehlen kann. Dann schau ich mir jede Mail genau an und wäge, wie ihr hier (Link zum anderen Beitrag) lesen könnt, genau ab, ob das interessant klingt. Manchmal passt es aber einfach nicht. Das kann unterschiedliche Gründe haben und muss nicht immer am Produkt oder Unternehmen liegen. Vielleicht passt der Zeitraum nicht oder es ist ein direkter Mitbewerber zu einem vorherigen Kunden oder oder oder.

Ganz wichtig für mich, ist es jeden Kontakt mit Namen zu begrüßen. Worte wie „Hallo meine Liebe“ oder auch einfach nur „Guten Tag“ ohne den Namen des Empfängers zu erwähnen, verwende ich gar nicht. Mit ersterem überschreite ich deutlich das Geschäftsverhältnis und mache mich manchmal auch unglaubwürdig. Koseworte würde ich mir daher immer für den privaten Rahmen vorbehalten. Zweiteres empfinde ich schlichtweg weniger höflich. Schließlich ist unser Bereich ja sehr von Sympathien gesteuert. Die Ansprache mit Namen ist für mich daher sehr wichtig. Am geläufigsten ist in meiner Kommunikation tatsächlich das förmliche „Sehr geehrte Frau …“ oder auch Liebe …“ und dann der Vornamen.

Als nächstes bedanke ich mich immer für die Anfrage und gehe dabei noch mal explizit auf die Kooperation ein.

Anschließend sage ich die Anfrage unter Angaben von mindestens einem Grund ab und schlage gegeben falls eine Alternative vor.

Eine Absage von mir könnte daher wie folgt aussehen:

Sehr geehrte Frau Mustermann,

 herzlichen für Ihre schöne Kooperationsanfrage zum Thema New Media an mich. Ich freue mich sehr über Ihr Vertrauen, bin zu diesem Zeitpunkt aber nicht in Deutschland und muss Ihnen daher für dieses Mal absagen. Falls es aber zu einem späteren Zeitpunkt möglich wäre, freue ich mich. Ich bin ab dem 13. Dezember 2017 wieder zurück und könnte sofort starten.

Sie finden außerdem anbei ein paar aktuelle Informationen zu mir und meiner Seite im beigefügten pdf.

Ich freue mich von Ihnen zu hören und bin bei Rückfragen gern zu erreichen.

Herzliche Grüße
Mary-Ellen Rudloff

Was ist der Unterschied daran? Nun ja, der Kunde sieht zunächst einmal warum es nicht passt. Ein einfaches Nein lässt einem ja oft ein bisschen in der Luft hängen. Eine Erklärung ist daher sehr hilfreich und könnte auch darauf hinweisen, dass das Produkt einfach nicht passt, ihr aber Interesse an anderen hättet. Ihr bietet quasi proaktiv Lösungen an und zeigt dadurch wieder Euer Interesse.

Es liest sich so und ist es tatsächlich auch. Leider machen das aber immer noch die Wenigsten. Selbstverständlich ist diese Form kein Allheilmittel. ABER Ihr könnt auf diese Weise auch ganz ungezwungen in Kontakt treten (Kaltakquise ist viel schwerer und erklären wir ein anderes Mal). Das ist besonders wenn ihr Anfragen von PR-Agenturen bekommt sehr spannend. Ihr könnt Euch ja vorstellen, dass die meistens nicht nur einen Kunden betreuen, sondern mehrere. Es macht daher Sinn in dieser Form auf sich aufmerksam zu machen und in einen Dialog zu kommen.

Probiert es gerne aus und schickt mir Euer Feedback. Ich freue mich & bin gespannt!